Matrix Technology AG
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SharePoint, Microsoft Teams und Power-Automation

Social Intranet, moderne Kommunikation und Prozessautomatisierung

Orts- und geräteunabhängig Arbeiten: vor einigen Jahren war das für viele Unternehmen über alle Branchen hinweg fast undenkbar. Dank der Möglichkeiten, die Anbieter wie Microsoft mit ihren Tools und Produkten eröffnen, ist dieser Wunsch für Viele schon heute Realität geworden. Die Mitarbeiter wünschen sich flexible Arbeitsmodelle nicht nur, sondern fordern diese von ihrem Arbeitgeber. Deshalb kann es schon heute ein großer Wettbewerbsvorteil auf dem Fachkräftemarkt sein, wenn das Zusammenarbeiten vernetzt und flexibel funktioniert.  

Jedes Unternehmen ist einzigartig und benötigt individuelle Lösungen für das Dokumentenmanagement, die Prozesssteuerung und Kommunikation. Mit SharePoint, Microsoft Teams und Power-Automation bietet Microsoft zahlreiche Plattformen und Tools an, die für jede Anforderung eine konkrete Antwort haben.

Häufig gestellte Fragen in diesem Kontext: 

  • Wie kann ich in meinem Unternehmen IT-Strukturen schaffen, die das Zusammenarbeiten für jeden Einzelnen fördern und erleichtern? 
  • Was muss ich beachten, um SharePoint als zentrale Dateiablage implementieren und nutzen zu können? 
  • Wie kann ich trotz gewachsener Legacy-Strukturen auf die Vorteile von Microsoft 365 und SharePoint setzen? 
  • Worauf muss ich achten, wenn ich meine bisherige Datei- und Fileablage fit für die Cloud machen will? 
  • Wie kann ich Microsoft Teams so einsetzen, dass es als zentrale Kommunikationsplattform dient – und das kanal-, geräte- und länderübergreifend? 

SharePoint, Microsoft Teams und Power-Automation - Leistungsangebot

Gerne unterstützen die Experten der matrix technology Sie bei der Einführung einer zentralen Intranet- und Collaboration-Lösung auf Basis von SharePoint (Online). Wir begleiten Sie von der ersten Idee bis hin zum tatsächlichen Go-Live und helfen Ihnen diesen Prozess mit einer angemessenen Change Communication zu begleiten.  

  • Erstellung von Migrationskonzepten – unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Microsoft 365 bereits im Einsatz hat oder nicht
  • Konzeption, Aufbau und Einführung der Microsoft Collaboration-Lösungen SharePoint und Microsoft Teams in der Cloud
  • Migration Ihrer SharePoint On Prem-Landschaft zu SharePoint Online
  • Aufbau von Collaboration basierten Audio- bzw. Videokonferenzsystemen
  • Ausarbeitung und Umsetzung von Change Communication-Konzepten und Bereitstellung von Schulungsmaterialien für Ihre Mitarbeiter 
  • Automatisierung Ihrer Unternehmensprozesse mit Hilfe von Power Automate (Flow) und Power Apps

Leistungsmerkmale der matrix technology

  • Mittelständischer IT-Dienstleister mit umfassendem Cloud- und IT Security Know-how
  • Fundierte Projekterfahrung im Aufbau von Intranet- und Collaboration-Lösungen auf Basis von SharePoint Online 
  • Zertifizierter Microsoft Partner im Cloud- und SharePoint-Umfeld
  • Kompetente Fachteams für alle Power-Tools von Microsoft 

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Case Studies - Erfolgreich durchgeführte SharePoint- und Social Intranet-Projekte

Intranet- und Collaboration-Lösung auf Basis von SharePoint Online

Ein mittelständischer Hersteller moderner Küchensysteme hat Microsoft 365 bereits im Einsatz. Da das Unternehmen viel Wert auf Design und Exklusivität in ihren Produkten legt, sollte sich dies auch in der internen Kommunikation widerspiegeln. Deshalb setzte sich das Unternehmen zum Ziel, eine optisch ansprechende und funktional moderne Intranet- und Collaboration-Lösung auf Basis von SharePoint Online zu realisieren. 

matrix technology hat dieses Vorhaben technisch beratend begleitet. Der Kunde legte besonderen Wert darauf, die zentrale Informationsplattform mit Microsoft Bordmitteln umzusetzen und wollte damit das bestmögliche aus den Tools herausholen.

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Modernes Zusammenarbeiten, Collaboration mit SharePoint

Social Intranet-Einführung bei matrix technology

Auch matrix technology setzt seit vielen Jahren auf die Microsoft Office-Produkte mit Exchange, Word, Excel und PowerPoint. 2019 wurde die Entscheidung getroffen, die Zusammenarbeit innerhalb der einzelnen Teams und Projekte optimieren zu wollen, um das tägliche Arbeiten noch effizienter zu gestalten. Gesetztes Ziel war es, die Dokumentenerstellung – und Überarbeitung, die zu einem Großteil per E-Mail erfolgte, durch interaktive Collaboration zu ersetzen. 
 
Im Rahmen eines internen Projekts sollte das alte, auf Typo 3-basierende, Intranet abgelöst und eine neue Intranet- und Collaboration-Lösung auf Basis von SharePoint Online eingeführt werden. Um die Vorteile der neuen Plattform vollends nutzen zu können, fand zudem eine unternehmensweite Einführung von Microsoft Teams statt. Herausfordernd dabei war, die zahlreichen Anforderungen in puncto Datenschutz und IT-Sicherheit erfolgreich umzusetzen, da zum Kundenstamm der matrix viele Unternehmen aus der Banken- und Versicherungsbranche gehören. Für die unternehmensweite Einführung wurde zudem ein umfassendes Change Communication Konzept ausgearbeitet. Neben Vor-Ort-Schulungen wurden auch umfassende Schulungsvideos u.a. zu den Themen SharePoint, Microsoft Teams und Benutzerberechtigung erstellt. Durch diese Maßnahme sollte die Nutzerakzeptanz erhöht und es allen Mitarbeitern ermöglicht werden, sich schnell mit dem neuen Tool zurecht zu finden.  

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Social Intranet- und Collaboration mit SharePoint

Aufbau eines Sitzplatzbuchungs-Tools mit Power Apps

Im Zuge der unternehmensweiten Richtline zur Eindämmung der Corona-Pandemie wurde eine personelle Obergrenze für die Büros der matrix festgelegt. Zudem musste jeder Mitarbeiter, der seiner Arbeit vom Büro aus nachgehen wollte, dies bei seinem Vorgesetzten anmelden, welcher wiederum eine Excel-Tabelle mit all seinen Mitarbeiter, die in der kommenden Woche in die Büros kommen wollen, an die verwaltenden Instanzen der matrix technology schicken musste. Dieses Vorgehen funktionierte größtenteils, rief jedoch bei allen Beteiligten teils extreme Mehraufwände auf. Zudem war es den Mitarbeitern mit diesem Vorgehen nicht möglich flexibel zu entscheiden, wann sie ins Büro kommen wollen.

Deshalb wurde ein Projekt ins Leben gerufen, welches die Konzeption und letztlich auch die Einführung eines Sitzplatzbuchungs-Tools verfolgte. Das Tool basiert auf Power Apps und ist sowohl über das Smartphone als auch via Desktop im Social Intranet der matrix erreichbar. Mit Launch der App hat jeder Mitarbeiter nun die Möglichkeit, täglich zu entscheiden, ob und wann er ins Büro kommen möchte. Die maximale Obergrenze wurde in der App festgelegt – bei Überschreitung dieser ist eine Sitzplatzbuchung nicht mehr möglich. Zudem können alle Buchungen ganz einfach im Admin-Bereich der App verwaltet und eingesehen werden und es findet eine automatische Löschung der Daten nach den vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen statt. 

Zum matrix iQ "Workplace Management App"

Sitzplatzbuchungstool auf Basis von Power Apps

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Digitale Krankmeldung mit SharePoint Online

Mit unserem matrix iQ "Digitale Krankmeldung" helfen wir Ihnen, den Krankmeldungs-Prozess in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren - und das in nur wenigen Tagen. Die App basiert auf SharePoint Online und lässt sich somit ganz einfach in Ihre Microsoft-Welt integrieren. 

Mehr zum matrix iQ "Digitale Krankmeldung"

Microsoft 365 für Banken und Versicherungen

Auch für Finanzunternehmen, die den strengen Regularien der BaFin und anderer Aufsichtsbehörden unterliegen, ist der Einsatz von Microsoft 365 möglich. Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der Regulatorik konformen Umsetzung beachten müssen.  

Zum Angebot für Banken und Versicherungen

Analysedokument SharePoint 365MAX

Damit die Migration von SharePoint On-Prem zu SharePoint Online reibungslos funktioniert, ist eine Analyse der bestehenden Landschaft unabdingbar. Mit unserem matrix iQ erhalten Sie ein Analysedokument, welches die Basis für Ihre Migration stellt.  

Mehr zum matrix iQ "SharePoint 365MAX"

Unternehmensweite Zusammenarbeit dank SharePoint Online

Microsoft SharePoint ist das integrierte Content-Management-System für abteilungsübergreifende Aufgabenplanung und die Zusammenarbeit im Unternehmen. Qualitätsmanagement, Vertrags- und Projektmanagement können im SharePoint abgebildet werden. Als Intra- und Extranet ist es der zentrale Anlaufpunkt für die Unternehmenskommunikation. Durch verschiedene Apps ist SharePoint für diverse Anwendungsszenarien wie die Dokumentenverwaltung, die Automatisierung von Geschäftsprozessen oder die Integration verschiedener Datenquellen die ideale Plattform. Die wohl größte Stärke von SharePoint ist die enorme Flexibilität im Umgang mit strukturierten Daten, deren Absicherung, Versionierung und der gemeinsamen Nutzung und Bearbeitung. 

SharePoint bringt zahlreiche Einsatzmöglichkeiten mit, die je nach Bedarf kundenindividuell zugeschnitten werden können:  

  • Eine Intranet-Anwendung zur Bereitstellung von Informationen und Terminen.
  • Zentrale Wissensmanagement-Plattform für das gesamte Unternehmen und darüber hinaus.
  • Teamräume und Teamwebseiten spiegeln die Strukturen eines Unternehmens wieder und ermöglichen den Abteilungen, ihre Arbeit zu organisieren und abteilungsübergreifend zusammen zu arbeiten.  Auch Projektgruppen können diese Strukturen nutzen, einzelne User können temporär oder ausschnitthaft eingebunden werden. 
  • Apps für die agile Organisation der Arbeit (z.B. „Planner“ oder auch Kalenderfunktionen) erleichtern die Arbeit und sind in die Teams eingebunden.
  • Eine integrierte Dokumentenablage entlastet die IT-Systeme und setzt mit ihrer Versionsverwaltung Maßstäbe hinsichtlich Flexibilität und Datenökonomie. 
  • Workflows fördern wiederkehrende Unternehmensprozesse und bringen Menschen und Abläufe punktgenau zusammen. 

Unternehmensspezifische Grundlagen wie Corporate Design oder Spezialanwendungen können im SharePoint abgebildet oder eingebunden werden. 

Mit einer funktionierenden Internetverbindung ist SharePoint von überall aus voll nutzbar, mit dem PC oder auch mobil. 

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Ihr Ansprechpartner
Alexander Hutzler
Head of IT-Consulting MS
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