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App-basierte Arbeitsplatzbuchung auf Basis von SharePoint PowerApps – flexibel und smart

Workplace Management App

Der Weg zum „neuen Normal“ ist für viele Unternehmen mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Der Schutz der Mitarbeiter steht an oberster Stelle, weshalb sichergestellt werden muss, dass Abstände am Arbeitsplatz zuverlässig eingehalten werden. Zudem muss gewährleistet werden, dass staatliche Vorgaben und Richtlinien eingehalten und zuverlässig erfasst werden kann, welche Person, egal ob Mitarbeiter oder Gast, an welchem Tag im Büro war. Doch auch auf lange Sicht ist ein effektives Sitzplatzmanagement der Schlüssel einer erfolgreichen Standortplanung. Eins steht schon jetzt fest: Desk Sharing und somit Flexibilität bei der Bürobelegung wird immer wichtiger und wird die Art und Weise, wie Arbeitsplätze in Zukunft besetzt werden, maßgeblich bestimmen.


Häufig gestellte Fragen sind:

  • Wie kann ich meinen Mitarbeitern eine flexible Sitzplatzbuchung im Büro ermöglichen?
  • Welche Möglichkeiten habe ich, ein Sitzplatzbuchungstool auf Basis bereits vorhandener technischer Möglichkeiten zu realisieren?
  • Wie kann ich die Anwesenheitserfassung von Externen wie beispielsweise Kunden, Partnern und Bewerbern einfach umsetzen?  
  • Wie kann sichergestellt werden, dass Kapazitätsgrenzen für meine Unternehmensstandorte nicht überschritten werden?

Leistungsangebot | Vorgehensweise

Unser Desk Sharing Tool hilft Ihnen, alle Aspekte rund um das Sitzplatzmanagement einfach und digital abzubilden. Die Einführung kann in nur wenigen Wochen realisiert werden. Technisch basiert die App auf SharePoint Online und ist über alle Endgeräte aufrufbar. Unser Vorgehensmodell sieht dabei wie folgt aus:

1. Prüfung der technischen Voraussetzungen

- Analyse, ob Microsoft 365 und SharePoint und somit die technischen Gegebenheiten im Unternehmen vorhanden sind  

2. Definition der Anforderungen

- Abstimmung der Funktionalitäten des Tools auf Ihre Bedürfnisse und Festlegung der für die Umsetzung notwendigen Daten wie Standort- und Raumpläne sowie Arbeitsplätze

3. App-Erstellung und Go-Live

- Erstellung der Workplace Management App gemäß definierter Anforderungen, Live-Schaltung des Tools und Kommunikation an die Mitarbeiter Ihres Unternehmens

Workplace Management Vorgehensweise

Use Case | WorkplaceBooking@matrix

Im Zuge der Corona-Pandemie musste auch die matrix technology AG sicherstellen, das Arbeitsplatz- und Anwesenheitsmanagement an die neuen Begebenheiten und Richtlinien angepasst werden. Vor der Einführung der WorkplaceBooking-App mussten Büro-Anwesenheiten via E-Mail und Excel eine Woche zuvor von den Mitarbeitern eingemeldet werden. Dies war für alle an dem Prozess beteiligten Abteilungen mit zum Teil extremen organisatorischen Mehraufwänden verbunden – insbesondere, wenn es zu kurzfristigen Änderungen kam.

Deshalb wurde auf Basis von PowerApps ein Tool aufgebaut, mit dem die zentrale Steuerung folgender Punkte möglich wird: 

  1. Die Anmeldung und Erfassung der Vor-Ort-Anwesenheit der Mitarbeiter unter Berücksichtigung von derzeitigen Auflagen (Abstände, Kapazitätsauslastung)
  2. Die Erfassung/Protokollierung von externen Personen wie Gästen, Kunden, Partnern, Bewerbern oder Freelancern 

Für alle Mitarbeiter steht nun ab sofort ein einfaches, schnelles und insbesondere flexibles Sitzplatzbuchungs-Tool zur Verfügung, mit dem tageweise die Anwesenheit angemeldet werden kann. Das Office Management hat die Möglichkeit, die Daten einzusehen, auszuwerten und bei Bedarf einzugreifen. 
 

Workplace Management App|  Beispiel WorkplaceBooking@matrix
Workplace Management App | Martina Lobenstein - Head of Office Management
» Dank der WorkplaceBooking-App ist es uns nun möglich, die Standortbelegung bei der matrix einfach und zuverlässig zu erfassen und zu überprüfen. Das mühsame Erstellen und Zusammenführen verschiedener Excel-Tabellen der Bereiche hat so endlich ein Ende. Uns ist es jetzt möglich auf einen Blick zu sehen, wie die aktuelle Bürobelegung ist und ob festgelegte Kapazitätsgrenzen überschritten werden. Auch unsere Mitarbeiter haben die App sehr positiv angenommen. Dank einer ausführlichen Benutzeranleitung und der Erreichbarkeit der App sowohl via Smartphone als auch via Desktop ist die Platzbuchung für jeden nun ein Kinderspiel.«
Martina Lobenstein
Head of Office Management | matrix technology AG

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Workplace Management App - Dauer und Preis

Ich bin mit der Verarbeitung, Speicherung und Nutzung meiner Daten laut Datenschutzerklärung einverstanden. Hiermit willige ich ein, dass mich die matrix technology AG per E-Mail und / oder telefonisch über Serviceangebote ausschließlich von matrix informiert. Eine darüber hinaus gehende Nutzung der Daten ist ausgeschlossen. Ihre Einwilligung zur Nutzung Ihrer Daten durch die matrix technoloy AG können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Widerrufsadresse: info@matrix.ag).
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Vorteile der Workplace Management App

Implementierung in wenigen Wochen

Workplace Management App | Implementierung in nur wenigen Wochen

Für die Einführung der Workplace Management App ist die Anschaffung zusätzlicher Hard- und Software nicht notwendig, wodurch eine schnelle Umsetzung sichergestellt werden kann. 

Volle Datenhoheit

Workplace Management App | Volle Datenhoheit

Die Daten werden in Ihrem Microsoft-365-Tenant gespeichert und nur die von Ihnen festgelegten Personen Ihres Unternehmens haben Zugriff auf die Daten bzw. die Nutzung des Tools.

Bewusst "einfach"

Workplace Management App | Bewusst einfach

Die Sitzplatzbuchung ist kinderleicht: Raum auswählen, Sitzplatz auswählen und Tage im Kalender anklicken, abschicken - fertig.

Flexibilität - Auch bei Erweiterung der App

Workplace Management App | Flexibilität und Erweiterung

Auch nach Launch der App in Ihrem Unternehmen ist eine Ausstattung mit weiteren Features problemlos möglich. Die Anbindung an andere, in Ihrem Unternehmen eingesetzte Systeme, ist grundsätzlich möglich. 

Arbeitsplatzdefinition ganz nach Ihren Wünschen

Workplace Management App | Flexible Arbeitsplatzvergabe

Sie wollen zwischen Fixplätzen, die nur von bestimmten Personen gebucht werden können, und Shared Arbeitsplätzen unterscheiden? Ein Teil Ihrer Arbeitsplätze sollen deaktiviert werden, damit Abstände eingehalten werden können? Mit der Arbeitsplatzmanagement-App ist das alles kein Problem

Leistungsmerkmale matrix technology AG

Leistungsmerkmale | Workplace Management App

Gerne unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung Ihres Arbeitsplatz-Managements mit SharePoint Online und PowerApps, sodass Sie schon bald alle Vorteile der Workplace Management App auch in Ihrem Haus nutzen können. 

  • Umfassendes Know-How in der Ausarbeitung und Umsetzung von New-Work-Konzepten
  • Erfahrener Partner bei der Entwicklung & Implementierung von Microsoft-365-Lösungen
  • Mitglied des Microsoft Partnernetzwerkes (Microsoft Gold Partner)
     

Microsoft PowerApps 

PowerApps gehört neben PowerAutomate und PowerBI zu den PowerTools von Microsoft und bietet eine Umgebung zur schnellen Anwendungsentwicklung. Der Einsatz von PowerApps ermöglicht Ihnen die Erstellung von benutzerdefinierten Geschäftsanwendungen. Die zugrunde liegenden Daten können dabei von verschiedenen Datenplattformen und Datenquellen wie zum Beispiel SharePoint, Ecxel, SQL-Server und viele weitere. 

Der Erstellung von Apps mithilfe von PowerApps ist keine Grenzen gesetzte: Egal ob Sitzplatz-Buchungstool, Profildatenbank oder einer Krankmeldungs-App zur Digitalisierung Ihres Krankmelde-Prozesses.

Mehr zur digitalen Krankmeldung mit PowerApps

Die matrix im Microsoft Partnernetzwerk

Bereits seit vielen Jahren ist die matrix Teil des Microsoft Partnernetzwerkes. In den vergangenen Jahren konnten wir unsere Partnerkompetenz stetig ausbauen, wodurch es uns möglich ist, unsere Kunden noch effektiver auf dem Weg in die Microsoft Cloud zu unterstützen. 

Zum Ende des Geschäftsjahres 2019 konnte die matrix Ihren Partnerstatus auf insgesamt sieben Gold- und eine Silber-Kompetenz erweitern. So ist es uns zu jederzeit möglich, das Angebot von qualitativ hochwertigen und zertifizierten Microsoft-Lösungen sicherzustellen. 

Zum Profil der matrix

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Ihr Ansprechpartner
Alexander Hutzler
Head of IT-Consulting MS
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