Matrix Technology AG
29.05.2014

Best Practice für IT-Ausschreibungen

IT-Ausschreibungsmanagement in fünf Schritten

Mehr Flexibilität und Effizienz, Fokussierung auf das Kerngeschäft, Verzicht auf den Aufbau eigener Kompetenzen im IT-Bereich, Kostensenkung und höhere Qualität: Aus gutem Grund entscheiden sich viele Unternehmen, ihre IT komplett oder teilweise an einen externen IT-Dienstleister zu übergeben. Aber wie findet man dafür den passenden IT-Dienstleister? Wir haben zu diesem Zweck eine fünfstufige Methodik entwickelt. 

"Gerade angesichts der enormen Vielfalt an IT-Angeboten und des sich ständig weiterentwickelnden IT-Marktes gestaltet sich die Suche nach einem IT-Dienstleister, der den Anforderungen an das geplante Outsourcing-Vorhaben entspricht, sehr schwierig", weiß Stefan Bolle, Leiter unseres Geschäftsbereichs IT-Beratung. "Die Ausschreibung muss so erstellt werden, dass der Provider später nahtlos in den IT-Betrieb integriert wird. Außerdem gilt es den Outsourcing-Vertrag so zu gestalten, dass er sowohl aktuelle als auch künftige Anforderungen abdeckt, gleichzeitig aber einfach zu steuern ist. Für Unternehmen mit wenig Erfahrung im IT-Outsourcing stellt das eine große Herausforderung dar."

Als IT-Dienstleister mit langjähriger Erfahrung im IT-Betrieb befassen wir uns laufend mit IT-Ausschreibungen. Daher wissen wir, worauf während der Ausschreibungsphase zu achten ist, um die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit im späteren IT-Betrieb zu schaffen. 

Auf Basis dieser Erfahrung unterstützen unsere Outsourcing-Experten im Rahmen ihres IT-Ausschreibungsmanagements während des gesamten Ausschreibungszyklus – von der Definition der Ausschreibungsinhalte und Zielsetzungen über den Request for Information (RfI) und die Erstellung der Ausschreibungsinhalte bis hin zur Bewertung der Angebote, Begleitung der Verhandlungen und der finalen Auswahlentscheidung. 

Unsere standardisierte, praxiserprobte Methodik führt in fünf Schritten von der Marktsondierung zum Vertragsabschluss, wobei die Zahl der in Frage kommenden Anbieter mit jeder Phase reduziert wird: 

"Selbstverständlich passen wir unser Vorgehen jeweils individuell an die Anforderungen des ausschreibenden Unternehmens an. Denn die Providerauswahl hängt entscheidend davon ab, auf welche Faktoren besonderer Wert gelegt wird", erläutert Stefan Bolle. "Ist dem Unternehmen beispielsweise der persönliche Kontakt zum Dienstleister besonders wichtig, dann beziehen wir eher kleine und mittelständische Anbieter in den Auswahlprozess ein. Steht hingegen Internationalität im Vordergrund, so konzentrieren wir uns von vorne herein auf größere IT-Dienstleister mit Erfahrungen im internationalen Geschäft. Ziel ist am Ende immer eine Outsourcing-Lösung, die ideal auf Größe, Anforderungen und Geschäftsmodell des Unternehmens zugeschnitten ist."

Unsere Methodik hat sich in der Vergangenheit bei Unternehmen verschiedener Branchen und Größenordnungen bewährt. "Es hat sich gezeigt, dass sich durch das schrittweise Vorgehen die Providerauswahl deutlich übersichtlicher und nachvollziehbarer gestalten lässt. Unsere Kunden bestätigen uns immer wieder, dass sich ihre Providerauswahl im späteren Betrieb als richtig herausgestellt hat", erklärt Stefan Bolle. 

Neugierig? Hier finden Sie weitere Informationen zum IT-Ausschreibungsmanagement