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PMO Quick Check

Die anstehenden Aktivitäten im Zusammenhang mit der Digitalisierung und die damit durchzuführenden Projekte, stellen die internen Organisationen vor bislang noch nicht gekannte Herausforderungen. Der Einsatz eines Projekt Management Office (kurz: PMO) hat sich in der Praxis als effektives Mittel etabliert, die signifikant steigende Anzahl an Projekten möglichst effizient und koordiniert stemmen zu können.

Oftmals stellt sich jedoch mit der steigenden Zahl an Projekten heraus, dass das bereits implementierte PMO, gefühlt nicht den Mehrwert, wie gewünscht erbringt. Auf lange Sicht führt das zu hohen Kosten und fehlender Struktur bei der Durchführung von Projekten.  An dieser Stelle kann eine erste High Level Analyse - der Quick Check -des implementierten PMOs Abhilfe schaffen.  

Häufig gestellte Fragen sind: 

  • Ist das bereits implementierte PMO richtig aufgestellt bzw. sind die wesentlichen Funktionen implementiert?
  • Welche Funktionalitäten werden im aktuellen PMO abgebildet? Welche fehlen? 
  • Welche Durchgriffsrechte bekommt die Einheit bzw. bis auf welche Ebene wird das PMO in der Organisation verankert?
  • Wie kann ich Lastspitzen im PMO kompensieren und kurzfristig anstehende Aktivitäten bewältigen?    

Leistungsmerkmale

Leistungsmerkmale
  • Durchführung von mehr als 2.000 Projekten - 3.700+ Mannjahre Projekterfahrung  
  • Erfahrener Partner in der erfolgreichen Durchführung von Projekten sowohl in mittelständischen Unternehmen als auch Großkonzernen 
  • Langjährige Erfahrung im Bereich PMO und damit verbunden die Fähigkeit PMOs zu bewerten
     

Leistungsangebot

Gerne helfen wir Ihnen, Ihre Verunsicherungen im Zusammenhang mit Ihrem PMO aufzulösen und führen einen Quick Check Ihrer bereits implementierten Einheit durch. Als Ergebnis erhalten Sie eine erste Einschätzung, ob Ihr PMO die wesentlichen Funktionen abbildet. Darüber hinaus stellen wir Ihnen die Bereiche bzw. Themen vor, bei denen Handlungsbedarf vorhanden ist.

Damit die Analyse strukturiert erfolgen kann und sichergestellt werden kann, dass Ihr Unternehmen einen maximalen Nutzen aus dem Quick Check zieht, haben wir ein vierstufiges Vorgehensmodell entwickelt. 

Vorgehensmodell PMO Quick Check

1.    Kick-off

Oberstes Ziel der matrix Projektmanagement-Experten ist es, die Herausforderungen, vor denen Ihr Unternehmen in Rahmen des bereits implementierten PMOs steht, zu verstehen. Nur so kann sichergestellt werden, dass der PMO Quick Check Ihnen eine wirkliche Hilfestellung ist. Diese Basis wollen wir im Rahmen des Kick-offs schaffen. 

2.    Analyse – Funktionen und Schnittsellen

Nachdem die Projektinhalte sowie der Zeitplan auf beiden Seiten definiert wurden, folgt die Analyse des bestehenden PMOs. Ziel ist es, die Funktionen und Schnittstellen des bereits existierenden PMOs zu verstehen. Dies geschieht auf Basis vorhandener Dokumente und Einzelgespräche mit Ihnen und den wichtigsten Stakeholdern. 

3.    Bewertung

Im zweiten Schritt schauen wir uns die in Phase 2 erlangten Informationen genauer an. Auf Basis der PMO-Erfahrung, die unsere Experten in den vergangenen Jahren bereits sammeln konnten, nehmen wir eine Bewertung und Einschätzung des implementierten PMOs vor. 

4.    Ergebnis - Formulierung von Handlungsempfehlungen

Im letzten Schritt stellen wir Ihnen konkrete Handlungsfelder vor, wie Sie  Ihre PMOs optimieren und so nachhaltig dafür sorgen können, dass Ihr Projektmanagement effizient und effektiv funktioniert.

Sie wollen die Funktionialität und Effizienz Ihres PMOs überprüfen? Wir helfen Ihnen gerne dabei!

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Zitat Harald Nießen_PMO
» Ein PMO soll den Verantwortlichen helfen sich auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren, um einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Die Implementierung eines PMOs wird analog zu der Weiterentwicklung des Unternehmens nie enden. Aus diesem Grund sollte überprüft werden, ob die implementierten Funktionen den Erwartungen entsprechen.«
Harald Nießen
Senior Project Manager

Project Management Office (PMO) vs. Project Office

Die DIN 69901-5 beschreibt ein Project Management Office (PMO) als eine projektübergreifende Unterstützungsfunktion zur Einführung und Optimierung von ​
Projektmanagementsystemen sowie der operativen Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten. Mit der Einführung eines PMOs wird die Projektqualität sowie das damit verbundene finanzielle Risiko minimiert sowie die Anzahl an durchzuführenden Projekten optimiert

Im Gegensatz dazu unterstützt ein Projekt Office (PO) im Einzelprojektmanagement und entlastetet den Projektleiter bei der Administration eines konkreten Projektes

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Wir helfen Ihnen gerne weiter!

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Ihr Ansprechpartner
Thomas Gruber
Head of IT-Project Management
matrix technology AG
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+49 89 589395-600