Matrix Technology AG

E-Mail Migration Exchange Online

Gestalten Sie mit Microsoft 365 und Exchange die Transformation Ihrer E-Mail-Kommunikation

Egal, wie oft die E-Mail totgesagt wurde – die elektronische Post ist und bleibt eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in Unternehmen. Anbieter gibt es viele am Markt: Aufgrund der Vernetztheit der Systeme und Tools untereinander, gehören Microsoft 365 und Exchange zu den Lieblingen unter den Business-Programmen. Viele Unternehmen haben die Vorteile bereits für sich entdeckt und sich für eine Migration zu Microsoft 365 und Exchange Online entschieden – doch lang noch nicht alle. Denn die Migration selbst stellt eine enorme Herausforderung für Unternehmen dar. Wenn das Vorhaben jedoch gut vorbereitet, strukturiert und geplant ist, läuft die Migration meist auch problemlos und mit geringer Friktion ab.

Häufig gestellte Fragen in diesem Kontext sind: 

  • Wie kann ich sicherstellen, dass die Migration der E-Mail-Lösung keinen Einfluss auf mein Daily Business hat? 
  • Was muss ich beachten, damit die bestehenden Kommunikations- und Geschäftsprozesse auch mit der neuen E-Mail-Lösung zuverlässig funktionieren? 
  • Was muss in puncto E-Mail-Hygiene und E-Mail-Sicherheit berücksichtigt werden? 
  • Welche Vorteile bringt mir eine Migration zu Microsoft 365 und Exchange? 

All diese Fragen können Sie im Rahmen Ihrer Migration zu Exchange Online beantworten, wenn Sie Ihr vorhaben strategisch angehen und sich intensiv mit dem Status Quo Ihrer bisherigen Umgebung auseinandersetzen. 

Leistungsangebot

Die matrix technology AG unterstützt Sie aktiv sowohl bei der Auswahl der richtigen E-Mail-Lösung als auch bei der Migration Ihrer Daten und Postfächer in die leistungsstarke Zielumgebung. 

  • Ausarbeitung einer Migrations-Strategie auf Basis der definierten Ausgangssituation und Zielsetzung
  • Analyse der bestehenden Kommunikations- und Geschäftsprozesse vor dem Hintergrund der gegebenen Systemvoraussetzungen und unter Berücksichtigung der Anforderungen, die von den Fachabteilungen und Endanwendern gestellt werden
  • Detaillierte Betrachtung von Aspekten wie E-Mail-Hygiene (Antivirus / Antispam), E-Mail-Sicherheit (Verschlüsselung / digitale Signatur), Archivierung und genutzte Endgeräte (Mobilfunk, MFPs, Fax, etc.)
  • Durchführung von E-Mail-Migrationsprojekten nach Exchange Online auf Basis der definierten Migrations-Strategie

Leistungsmerkmale

  • Mittelständischer IT-Dienstleister mit umfassendem Microsoft- und E-Mail Security Know-how
  • Langjährige Erfahrung in der Migrationsberatung verschiedener E-Mail-Systeme
  • Geschulte Experten für den Wechsel einer On-Prem- hin zu einer cloudbasierten E-Mail-Lösung
  • Zertifizierter Microsoft Gold Partner „Messaging“, „Collaboration and Content“ und „Windows and Devices“

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Vorgehen: Das 6-Phasen-Modell der E-Mail Migration

Für die Planung und Durchführung von Migrationsprojekten setzen wir unser bewährtes 6-Phasen-Modell ein – Das ideale Framework, um E-Mail-Transitionsprojekte kontrolliert und Ende-zu-Ende zum Erfolg zu führen.

6-Phasen-Modell für erfolgreiche E-Mail-Migrationen

1. Status Quo | Assessment

In der ersten Phase erfassen wir systematisch alle relevanten Informationen rund um die E-Mail-Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise: Server, Benutzer, Adressen, Topologie, Anwendungen, Regelwerke, Softwarekomponenten, Add-Ins, Clients, Endgeräte, Sicherheitsaspekte, Geschäftsprozesse.

Gleichzeitig ermitteln wir die bestehenden Herausforderungen und Schwachstellen, die ein Erreichen der gesetzten Ziele erschweren können. Zum Abschluss dieser Phase liefern wir Ihnen eine fundierte Empfehlung auf Basis Ihrer Kommunikationsstrategie zum weiteren Vorgehen:

  • Welches ist das ideale Zielsystem für Sie?
  • Ist ein sofortiger Umstieg sinnvoll?
  • Wird Koexistenz benötigt und wenn ja, wie lange?
  • Welche weiteren Vorteile lassen sich durch die neue Lösung erzielen?

2. Design | Setup

  1. Target E-Mail environment
  2. Coexistance and migration
  3. Sizing

In der Design- und Setup-Phase werden die künftigen Topologien konzipiert sowie alle notwendigen Schritte und Koexistenzanforderungen im Detail spezifiziert und geplant. Dabei finden Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozesseffizienz besondere Berücksichtigung.
 

3. Provisionierung

  1. Target E-Mail environment
  2. Migration tools
  3. E-Mail clients

In der Provisionierungsphase wird die künftige E-Mail-Infrastruktur bereitgestellt und grundlegend konfiguriert. Dies schließt je nach Szenario notwendige Services und Tools mit ein. In vielen Fällen ist es sinnvoll, während dieser Phase auch die künftige Client-Software (sofern erforderlich) ebenfalls auszurollen.

4. Migration

  1. Pilot User migration
  2. End User migration

In der Migrationsphase wird nach einer Pilotmigration, in der die erstellten Konzepte und Pläne auf Herz und Nieren geprüft und gegebenenfalls modifiziert werden, der Hauptteil des Umzugs erfolgen. Die Information sowie das Training von Endbenutzer und Help Desk sollte ebenfalls spätestens in dieser Phase erfolgen.
 

5. Betrieb

  1. End User & Help Desk training
  2. Documentation

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Migration werden alle Dokumente finalisiert und alle Systeme und Prozesse gehen in den Regelbetrieb über. Sofern erforderlich, werden etwaige Feinjustierungen vorgenommen.

Aus Benutzersicht ist die Migration bereits mit Phase 5 erfolgreich beendet.

6. Dekomissionierung

Nach erfolgreichem Start des Regelbetriebs kann die Dekommissionierung der Altsysteme, die nicht länger benötigt werden, erfolgen.

AP Alexander Hutzler, matrix technology AG
» Für die erfolgreiche Durchführung von E-Mail-Migrationsprojekten ist es von besonderer Bedeutung, sich zuvor ein solides und umfassendes Bild von der bestehenden Landschaft zu machen, insbesondere auch von den Geschäftsprozessen, die sie unterstützen sollen. Es reicht meist nicht aus, einfach die Anzahl der Postfächer oder Verteilerlisten zu ermitteln. Wenn die Migration erfolgreich gelingen soll, müssen ebenso alle E-Mail versendenden und empfangenden Anwendungen, Applikationen und Systeme berücksichtigt werden, sprich alle Geschäftsprozesse, die auf E-Mail basieren.“«
Alexander Hutzler
Head of Microsoft & Infrastructure

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Ihr Ansprechpartner
Alexander Hutzler
Head of IT-Consulting MS
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+49 89 589395-600