27.07.2017
Interview zum Thema E-Mail-Migration
Die E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel im privaten und geschäftlichen Austausch. Für 2017 schätzt das Technologie-Markforschungsunternehmen „The Radicati Group“ die Zahl der geschäftlichen E-Mails, die täglich pro Person versendet und empfangen werden, auf 124 – Tendenz steigend. Grund genug, sich einmal etwas genauer mit den verschiedenen E-Mail -Lösungen für Unternehmen zu beschäftigen. Unser Experte im Bereich E-Mail – und Kommunikationslösungen Helge Weber gibt einen Einblick in die Gründe für und die Herausforderungen bei E-Mail-Migrationsprozessen und umreißt die auf dem Markt existierenden Produkte.
Was sind deiner Erfahrung nach die häufigsten Gründe, warum sich Unternehmen für eine neue E-Mail-Lösung entscheiden?
In Unternehmen gibt es unterschiedliche Faktoren, die den Wechsel der E-Mail-Lösung treiben. Vereinfacht könnte man diese in fünf Gruppen klassifizieren: kaufmännische Erwägungen, technische Gründe, prozessgetriebene Anforderungen, operative Aspekte und Akzeptanzprobleme. Letztere spielen dabei meist eine untergeordnete Rolle. Ob jetzt die Anwender glücklich mit der Lösung sind, mit der sie arbeiten sollen, ist in den seltensten Fällen ein hinreichender Grund für einen Architekturwechsel (es sei denn natürlich, das Management oder die Inhaber spielen hier ihre Trumpfkarte aus). Oftmals ist es dennoch ein „begleitender“ Faktor, der eine Entscheidung „begünstigt“.
Kaufmännisch ist es meist die Kalkulation mit dem spitzen Bleistift. Eventuell sind andere Lösungen einfach billiger. Man sollte einen ganzheitlichen Blick auf die Lösung werfen – angefangen bei den Basislizenzen für die entsprechenden Antivirus- und Antispam-Systeme, Mobile Device Connectivity und Management über die erforderliche Hardware, Betrieb, Support und Know-how bis hin zu dritten angebundenen Systemen. Wenn man hier alle Bereiche, inklusive derer, die gern einmal vergessen werden, berücksichtigt, zeichnet sich nicht selten ein Kostenbild ab, das man so nicht erwartet hätte und das die Frage nach Optimierungspotentialen in den Raum stellt. Technische Gründe sind häufig Inkompatibilitäten mit neuen Systemen, fehlende Unterstützung neuer, wichtiger Standards oder ein Hersteller stellt den Support ein. Wenn man hier dann einen gesicherten Betrieb aufrechterhalten will, ist ein Wechsel auf eine modernere Lösung notwendig. Ein technisches Thema ist unter Umständen auch die Funktionalität des Produkts – ist diese noch zeitgemäß? Bietet sie moderne Features? Ähnlich sieht es bei prozessgetriebenen Anforderungen aus. Eventuell lassen sich interne Betriebsprozesse nicht wie gewünscht in der E-Mail-Lösung abbilden. Häufig können wichtige Module nicht „angeflanscht“ oder sauber integriert werden. Sobald die Lösung das Kerngeschäft des Unternehmens nicht (mehr) ideal unterstützt, entsteht der Bedarf nach einem Wechsel.
Operative Aspekte stellen häufig auch einen gewichtigen Faktor für den Wechsel zu einer neuen E-Mail-Lösung dar. Ältere Systeme sind häufig schwerfälliger, weniger flexibel und ressourcenhungrig. Sie erfordern in Wartung und Administration deutlich mehr Aufwand. Meist bieten sie auch wenig Raum für Automatisierung. Es werden also mehr personelle Ressourcen [...]